Document imaging

Proses Document Imaging untuk Sebuah Perusahaan

 

Bagi masing – masing perusahaan dalam berbagai bidang bisnis yang dikelola, keberadaan dokumen atau data – data kertas memanglah sangatlah penting, namun dokumen dalam bentuk kertas memiliki resiko yang sangat tinggi dalam hal kehilangan ataupun rusak.

Baik karena di makan usia, karena tidak dirawat dan diarsipkan dengan benar, maupun karena adanya suatu kejadian seperti bencana alam, kebakaran, dan lain sebagainya yang menyebabkan dokumen tersebut hilang.

Document imaging

Berbeda saat dokumen atau data – data tersebut memiliki cadangan penyimpanan seperti dalam bentuk file digital komputer, resiko kehilangan atau kerusakan dapat diatasi dengan recovery data yang hilang.

Maka dari itu, saat ini sudah banyak perusahaan yang menyadari akan pentingnya melakukan proses document imaging untuk solusi keamanan dokumen yang dapat dilakukan.

Pencitraan dokumen sendiri adalah sebuah layanan yang bertujuan untuk mengubah dokumen dalam bentuk kertas atau hardcopy, menjadi dokumen dalam bentuk file digital komputer. Di mana dalam pemindahan bentuk dokumen tersebut dibutuhkan yang namanya proses scanning dokumen kertas, agar lebih mudah dipindahkan dalam bentuk komputer.

Adapun keuntungan yang akan dirasakan oleh perusahaan dalam proses ini di antaranya.

  1. Mempermudah pencarian dokumen saat dibutuhkan, melalui sistem dokumentasi file digital, proses pencarian tersebut menjadi lebih cepat dan mudah dilakukan.
  2. Dokumen dalam bentuk file komputer juga lebih mudah untuk didistribusikan atau dibagikan pada pihak yang memerlukan dokumen tersebut. Melalui proses ini, anda tidak perlu mengeluarkan tenaga, waktu dan biaya tambahan untuk melakukan pencarian dokumen yang diarsipkan, melakukan fotocopy dan lain sebagainya.
  3. Masing – masing dokumen tentu memiliki kerahasiaannya masing – masing, di mana satu dokumen hanya bisa dilihat oleh orang tertentu saja. Disinilan letak keuntungan dari dokumen dalam bentuk file komputer yang memungkinkan dokumen diberi level akses yang berbeda.
  4. Berbeda dengan data – data di dalam kertas yang harus difotocopy terlebih dulu saat dibutuhkan oleh banyak orang sekaligus misalnya saat rapat, dokumen softcopy lebih mudah diakses oleh beberapa orang sekaligus bahkan dalam tempat yang terpisah.
  5. Seperti yang telah dijelaskan di atas, dokumen kertas memiliki tingkat resiko yang tinggi. Sehingga dengan adanya layanan ini akan sangat menguntungkan dari segi keamanan dokumen yang tersimpan, karena data digital memiliki sistem keamanan seperti password yang hanya diketahui oleh pihak tertentu yang berkepentingan saja, sehingga sangat aman.

Itulah keuntungan dari layanan document imaging, referensi untuk perusahaan yang memiliki layanan tersebut, anda tentu sudah mengetahuinya yaitu Reycom Document Solusi ( RDS ).  

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *